החינם הזה עולה לנו ביוקר...

או: איך במקום לנהל, ההרגלים שלנו מנהלים אותנו.

כל עסק, חברה או ארגון, המחזיקים מערך שירות או מכירות, באמצעות טכנאי שטח או סוכני מכירות שטח, נתקל בסוגיית ניהול מיטבי אופטימלי ויעיל של השטח

חלק מהארגונים מתעדים, באופן זה או אחר, את הפגישות של הטכנאי או הסוכן - אם באמצעות יומן ממוחשב, לוח שנה מודפס, אקסל, פתקים, לוח וכו

יש המגדילים לעשות, ומתעדים זאת באמצעות יותר מאמצעי אחד. תיעוד זה נועד לאפשר מעקב ובקרה אחר הפעילות, לצורך בחינת היסטוריה, תגמול לאנשי השטח, חיוב הלקוחות ועוד

בחלק מהחברות, אנשי ונשות המשרד האחורי, אחראים לשיבוץ הפגישות, ובארגונים אחרים הטכנאים / סוכנים הם אלה שמתאמים עבור עצמם

עם זאת, כמעט כל ארגון סובל מבעיות הקשורות לעבודה הכרוכה בהפעלת אנשי השטח - ריבוי כלי עבודה (יומנים ממוחשבים ומודפסים, פתקים, מערכות הנהלת חשבונות שונות, אקסלים, דפי שיבוץ, טלפונים, ווטסאפים, מיילים ועוד), חוסר תקשורת או קשר בין אמצעים אלה וכפועל יוצא - ביזור המידע לאמצעים שונים וצורך בהתערבות אנושית ידנית, כדי להעביר מידע מאמצעי א' לאמצעי ב'

 

קחו למשל את שמעון, סוכן מכירות של ציוד מעבדות:

שמעון עובד בחברת א.א.א. ציוד מעבדות בע"מ. במסגרת תפקידו, שמעון נפגש עם לקוחות המשוייכים אליו, מציג להם את המוצרים ומבצע הזמנות בשטח

​

לשם ביצוע עבודתו, שמעון יוצא לפגישות שתיאם בעזרת דו"ח גיול חובות / כרטסת של הלקוחות, קטלוג של הפריטים, טפסי הזמנה ואולי אף מחירון. שמעון נמצא בקשר מתמיד עם המשרד האחורי, על מנת לברר מועדי קניה קודמים של הלקוח, כמויות, מחירונים, מלאים, חובות וכו'. שמעון מגיע למשרד אחת לשלושה ימים, ולכן את טופס ההזמנה שמילא הוא מעביר למשרד באמצעות ווטסאפ

במשרד יושבת אתי, שמקלידה אחר כבוד את הטופס ששמעון שלח למערכת הנהלת החשבונות בארגון, לצורך הפקת תעודת משלוח או חשבונית. שמעון הוא אחד מתוך צוות של חמישה סוכנים, שכל אחד מהם מעביר סביב 4-6 הזמנות ביום לאתי, שכורעת תחת הנטל, ומקדישה חצי מהיום, לפחות, להקלדת כל המסמכים

מטבע הדברים, אחת למספר מסמכים נופלת טעות הקלדה, שגוררת אחריה טעות חיוב, שגוררת אחריה זיכוי

תרחיש כמו שמתואר לעיל מתרחש יום יום ושעה שעה בקרב חברות רבות. תהליך זה כה מוטמע בקרב ארגונים, עד שלעיתים אנו נוטים להתעלם, או אף לא לשים לב, לעלויות העתק הכרוכות בעבודה מיותרת זו - חוסר ידע (של הסוכן) מוביל לחוסר יעילות, שמוביל לפגיעה במכירות, לטעויות, למחירים שגויים, למוצרים שגויים, למכירת מוצרים שאינם במלאי, לגביה שגויה וכו

​

?ואם אני "קטן"? יש לי רק שלושה סוכנים / טכנאים

לעסק קטן יש פטור מיעילות? עסק קטן יכול להרשות לעצמו לבזבז זמן, כסף, כח אדם, אנרגיה, ולבצע טעויות, כפילויות, חוסרים, גביה לא אופטימלית וחוסר יעילות אחר? אם כבר, עסק קטן, מעצם הגדרתו ככזה, רגיש שבעתיים להוצאות שאינן הכרחיות, ושניתן למנוע אותן באמצעות עבודה באופן שממקסם את משאב הזמן המוגבל של הסוכן, מעניק לו את כל המידע הדרוש לו לצורך ביצוע עבודתו (יתרת הלקוח, כרטסת, חשבוניות / הזמנות / תעודות משלוח קודמות, מחירון, מלאים, מועדי ביקור קודמים וכו') וכן מאפשר לסוכן להעביר הזמנות למשרד האחורי, באופן שבו הן ייכנסו, אוטומטית,  למערכת ה-ERP של הארגון. באופן זה, שבו אין צורך כלל בהקלדה כלשהי במשרד האחורי, לא רק שזמנו של הסוכן מנוצל באופן מיטבי, אלא גם זמנם של עובדי המשרד האחורי, שיכולים להתפנות לעבודה חשובה יותר, נטולת טעויות הקלדה